Dienstwagen/Fahrtenbuch

Als Prokurist gehören Sie zur Führungsriege Ihres Unternehmens. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie die Interessen Ihrer Firma konsequent verfolgen. Das bedeutet auch, unbequeme Wege zu gehen, um Ihr Ziel zu erreichen. Im Umgang mit Kunden und anderen Geschäftspartnern kommt es für Sie als Prokurist aber nicht nur darauf an, ein gutes Gespür für das praktisch Notwendige und rechtlich Mögliche zu haben. Auch in Ihren eigenen unternehmensinternen Angelegenheiten heißt es für Sie, besonders über entscheidende steuerliche Fragen wie Dienstwagen, Reisekosten und Jahresabschluss genau Bescheid zu wissen. Denn genau hier gibt es mit dem Finanzamt immer wieder Streit – zum Beispiel darüber, wann das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wurde.

Aber es entstehen auch immer wieder Fragen zur Reisekostenpauschale, Reisekosten im Ausland, ReisekostenabrechnungFahrtkosten, Verpflegungspauschale oder zum Kilometergeld. Genauso wichtig ist es für Sie als Prokurist die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beherrschen. Das gilt für die GmbH genauso wie für die GbR. Damit Sie bei Ihren Steuern und der Bilanzierung alles richtig machen, finden Sie hier alle wichtigen Informationen, Tipps, Checklisten und Muster.

Dienstwagen rechtssicher nutzen

Dienstwagen und die private Mitbenutzung eines Firmenfahrzeugs sind für Führungskräfte quer durch alle Branchen nach wie vor eines der attraktivsten Gehaltsextras überhaupt. Allerdings haben Dienstwagen, Reisekosten & Co. auch ihre „Schattenseiten“. So ist zum Beispiel die private Mitbenutzung des Dienstwagens als geldwerter Vorteil zu versteuern. Kein Wunder also, dass Dienstwagenfahrer immer wieder nach Möglichkeiten suchen, um Steuern zu sparen, ohne auf die Annehmlichkeiten des Dienstwagens verzichten zu müssen. Oft handelt es sich dabei um die reinste Gratwanderung zwischen steuerlich zulässigen und unzulässigen Konstruktionen. Der Bundesfinanzhof hat dazu in drei Entscheidungen deutlich gemacht, was steuerlich zulässig ist und was nicht (BFH, Urteile vom 18.10.2007, Az. VI R 96/04, VI R 57/06, VI R 59/06, veröffentlicht am 12.12.2007). Was Sie beim Dienstwagen zu Steuer, Berechnung und den Kosten wissen müssen und wie Sie ein Fahrtenbuch führen sollten, lesen Sie hier.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Generell gilt: Überlässt das Unternehmen Ihnen einen Firmenwagen zur privaten Nutzung, so ist der damit verbundene geldwerte Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern. Dieser geldwerte Vorteil ist pauschal entweder nach der so genannten1-Prozent-Regelung auf Grundlage des Listenpreises für das Fahrzeug oder alternativ auf Einzelnachweis anhand des Fahrtenbuchs zu ermitteln (§ 8 Abs. 2 EStG). Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte bisher allerdings noch nicht abschließend geklärt, ob und in welcher Weise solche Aufwendungen, die Ihnen für Ihren Dienstwagen entstehen, mit den von Ihnen zu versteuernden Vorteilen verrechnet werden können.

1. Fall: Sie leisten eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten

Sie beteiligen sich an den Anschaffungskosten für Ihren Dienstwagen. Die Abrechnung nach der 1-Prozent-Regelung akzeptieren Sie zähneknirschend. In Ihrer privaten Steuererklärung berücksichtigen Sie Ihre Zuzahlung zu den Anschaffungskosten, indem Sie auf die Zuzahlung Absetzungen für Abnutzung geltend machen.

Auch hierzu hat der BFH entschieden. Zuzahlungen eines Mitarbeiters zu den Anschaffungskosten des Unternehmens für seinen Dienstwagen sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit absetzbar. Dies gilt unabhängig davon, ob der Nutzungsvorteil nach der 1-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode besteuert wird. Der Grund: Die Zuzahlung dient ausschließlich der Erzielung von geldwerten Vorteilen, die als Arbeitslohn zu erfassen sind. Dass die Zuzahlung privat mitveranlasst ist, spielt hier keine Rolle. Denn die private Mitbenutzung wird bereits dadurch berücksichtigt, dass bei der Anwendung der 1-%-Regelung der volle Listenpreis des Fahrzeugs und nicht etwa der um die Zuzahlung gekürzte Listenpreis zugrunde gelegt wird.

Praxistipp:

Falls Sie Zuzahlungen zu Ihrem Dienstwagen leisten, um z.B. in eine höhere Fahrzeugklasse „aufzusteigen“: Nach diesem BFH-Urteil müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Unternehmen es ablehnt, Ihre Zuzahlung bei der Ermittlung des Pauschalbetrags nach der 1-Prozent-Regelung zu berücksichtigen. Ihnen bleibt damit nur noch übrig, Ihre Zuzahlung im Rahmen Ihrer privaten Steuererklärung geltend zu machen.

2. Fall: Ihre Benzinkosten werden bei der 1-Prozent-Regelung berücksichtigt

In der Vereinbarung über die Nutzung des Dienstwagens verpflichten Sie sich, die Benzinkosten für Ihren Dienstwagen selbst zu tragen. Das Unternehmen berücksichtigt Ihre Benzinkosten aber insoweit, als es diese von dem Pauschalbetrag nach der 1-Prozent-Regelung abzieht und nur den verbleibenden Differenzbetrag versteuert. Dazu der BFH: Das ist nicht zulässig. Die vom Mitarbeiter getragenen Benzinkosten dürfen den Pauschalbetrag nach der 1-Prozent-Regelung nicht mindern. Begründung: Die individuellen Kosten der Mitarbeiter sind weder ein Entgelt der Arbeitnehmer dafür, dass sie den Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, noch sind diese Kosten bei der pauschalen Lohnsteuererhebung zu berücksichtigen.

Praxistipp:

Nach diesem BFH-Urteil wird kein Unternehmen mehr bereit sein, den Pauschalbetrag nach der 1-Prozent-Regelung um die vom Mitarbeiter getragenen Benzinkosten zu mindern. Die steuerlich „saubere“ Vorgehensweise besteht auch hier darin, dass Sie die Benzinkosten für Ihren Dienstwagen im Rahmen Ihrer privaten Einkommensteuererklärung berücksichtigen. Details dazu lesen Sie nachfolgend im Zusammenhang mit dem 3. Fall.

3. Fall: Sie geben Ihre Benzinkosten in Ihrer Steuererklärung an

Sie tragen die Benzinkosten für Ihren Dienstwagen selbst. Auch hier wird der Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung abgerechnet. Das Unternehmen lehnt es ab, den Pauschalbetrag nach der 1-Prozent-Regelung um die von Ihnen getragenen Benzinkosten zu mindern. Daraufhin geben Sie Ihre Benzinkosten im Rahmen Ihrer privaten Steuererklärung als Werbungskosten an.

Auch dazu hat der BFH geurteilt. Handelt es sich nicht um eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten des Dienstwagens, sondern um sonstige Aufwendungen für ihn, wie zum Beispiel Benzinkosten, muss unterschieden werden. Wird der Dienstwagen nach der 1-%-Abrechnung oder nach der Fahrtenbuchmethode abgerechnet? Nur dann, wenn der geldwerte Nutzungsvorteil durch Einzelnachweis nach der Fahrtenbuchmethode abgerechnet wird, sind die Benzinkosten im Rahmen der privaten Einkommensteuererklärung berücksichtigungsfähig. Bei der 1-Prozent-Regelung bleiben die Benzinkosten dagegen unberücksichtigt. Dazu verweisen die BFH-Richter darauf, dass der Zweck dieser typisierenden Regelung verfehlt würde, wenn hier individuelle Aufwendungen steuerlich angerechnet würden.

Beachten Sie auch: Im Sommer erst hatte der Bundesfinanzhof (BFH) gleich in 2 Entscheidungen den Weg dafür frei gemacht, dass die Dienstwagen-Steuer geringer ausfällt, wenn Sie Ihren Dienstwagen stehen lassen, um mit Bus und Bahn ins Büro zu fahren. Die Finanzverwaltung bremst diese erfreulichen BFH-Urteile jetzt aus (BMF, Erlass vom 23.10.2008, Az. IV C 5, S 2334/08/ 10010).

Die praktischen Folgen des BMF-Erlasses:

1. Fall: Park-and-Ride

Bei dem 0,03-%-Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz muss die gesamte Entfernung zugrundegelegt werden. Dies gilt auch, wenn Sie einen Teil der Strecke mit Bus oder Bahn zurücklegen.

2. Fall: Nur noch 1 Fahrt/Woche

Wichtig: Die Firma bleibt regelmäßiger Arbeitsplatz. Selbst wenn es sich organisatorisch so einrichten lässt, dass Außendienstler nur noch einmal wöchentlich ins Unternehmen kommen müssen. Deshalb gilt auch für diese eine Fahrt wöchentlich von der Wohnung in die Firma der 0,03-%-Zuschlag.

Ausnahme: Wenn Sie für eine Teilstrecke Ihrer Fahrt in die Firma z.B. eine Jahres-Bahn-Fahrkarte vorlegen, muss Ihr Unternehmen den 0,03-%-Zuschlag auf die Strecke zwischen Wohnung und Park-and-Ride-Parkplatz begrenzen. Eine Wochen- oder Monatskarte reicht dafür nicht.

Wie Sie Ihr Fahrtenbuch „wasserdicht“ führen

Der Fiskus kontrolliert in Betriebsprüfungen penibel, ob die Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt werden. Damit die Aufzeichnungen später auch steuerlich anerkannt werden, empfiehlt es sich dringend, folgende Anforderungen zu erfüllen und auf Dienstreisen zu beachten:

Die Aufzeichnungen müssen zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und nachprüfen lässt. Deshalb muss das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner aufführen. Und: Handelt es sich nicht um den Besuch eines Geschäftspartners, muss der Grund der Fahrt stichwortartig genannten werden.

Beispiel: „Gespräch im Gewerbeaufsichtsamt“, „Aufsuchen der Filiale XYZ der Stadtsparkasse“, „Besuch der Baustelle Hauptstraße in Großstadt“. Jede einzelne berufliche Fahrt muss grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand notiert werden.

Ausnahme: Sie besuchen während ein und derselben Dienstreise nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten. Dann können diese Fahrten von Kunde zu Kunde zu einer Eintragung zusammengefasst werden.

Vorsicht, Falle! Die Aufzeichnung des Gesamtkilometerstandes, der am Ende der Reise erreicht ist, genügt nur dann, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form regelmäßig schon aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. So muss eine stichprobenartige Überprüfung ermöglicht werden.

Ausnahme: Die Zuhilfenahme des bereits erwähnten Erläuterungsblattes.

Angaben müssen umfassend und plausibel sein

Ortsangaben allein reichen regelmäßig nicht aus

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt. Oder aber sein Name lässt sich auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Nachträglich erstellte Kundenlisten akzeptiert der Bundesfinanzhof nicht. Praxis-Tipp: Am besten legen Sie sich ein so genanntes Erläuterungsblatt an. Das ist eine Schnellübersicht, in der regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke sowie regelmäßig aufgesuchte Kunden und Reiseziele mit Kürzeln versehen werden. Und in das Fahrtenbuch werden dann nur noch die Kürzel eingetragen.

Jede Fahrt muss einzeln eingetragen werden

Angaben müssen übersichtlich und geordnet sein